Como proteger arquivos confidenciais do seu escritório de advocacia

Nos últimos anos, o uso da tecnologia está cada vez mais recorrente. Pois, a internet tem possibilitado a comunicação facilitada com outras pessoas, a realização de determinadas tarefas em qualquer lugar e resolver problemas de forma ágil. 

Da mesma forma, as transformações digitais possibilitaram facilidades para diversos negócios, como é o caso dos escritórios de advocacia. Mas, ao mesmo tempo, também trouxeram desafios relacionados à proteção de dados.

Logo, o trabalho realizado por meio da internet gera uma maior preocupação com a segurança digital das empresas. Pois, os ataques cibernéticos estão presentes no cotidiano  e podem causar grandes prejuízos para um negócio.

Portanto, para evitar o vazamento de arquivos confidenciais, a perda de dados e perdas financeiras, reunimos neste post algumas dicas para proteger documentos e informações do seu escritório de advocacia.

O que é cibersegurança?

Antes de ter acesso às dicas de prevenção de ataques cibernéticos, é importante entender o que é cibersegurança e para que serve. De maneira objetiva, a cibersegurança diz respeito a um termo utilizado para identificar tecnologias e procedimentos voltados à segurança digital. 

Sendo assim, o objetivo da cibersegurança é impedir invasões, ameaças e práticas ilícitas, que possam prejudicar de alguma forma a segurança dos dados, redes, programas e dispositivos, além de causar possíveis danos à reputação de uma empresa.

Por que garantir a segurança de documentos confidenciais?

Garantir a segurança de informações e arquivos confidenciais é muito importante para um escritório de advocacia, isso porque a exposição dos dados pode causar diversos problemas para a empresa, para o advogado e para o cliente. 

Pois, os dados pessoais devem ser protegidos de acessos não autorizados e de possíveis alterações. Dessa forma, os escritórios de advocacia precisam adotar medidas de segurança para evitar possíveis riscos que possam gerar a exposição das informações.

Além disso, o Código de Ética da Ordem dos Advogados do Brasil indica que o advogado deve manter sigilo sobre as informações repassadas durante o exercício da profissão. Por isso, os dados dos clientes possuem grande importância e devem ser protegidos.

Da mesma forma, é importante proteger os dados e arquivos confidenciais, pois os roubos e perdas de dados prejudicam a imagem do escritório de advocacia no mercado, impactando a confiança dos clientes, o que pode causar danos à continuidade das atividades.

5 maneiras de proteger arquivos confidenciais do seu escritório de advocacia

Agora que já sabemos o que é cibersegurança e a importância dessa prática nas organizações, podemos perceber que nos escritórios de advocacia não seria diferente. Por isso, destacamos abaixo 5 maneiras de proteger arquivos confidenciais do seu escritório de advocacia.

1. Reforce senhas

Essa é uma dica simples, mas muito valiosa. Criar senhas fortes e ter o hábito de mudá-las frequentemente é uma prática recomendável pelos especialistas em segurança na rede mundial de computadores.

Aliado a isso, é interessante utilizar alguns procedimentos básicos que possam gerar maior segurança de dados e arquivos confidenciais, como é o caso da proteção de servidores, restrição de acesso, entre outros hábitos.

2. Faça backup dos arquivos

Outra dica valiosa consiste em salvar os arquivos constantemente em mais de um local. Isso porque, os chamados backups podem salvar o escritório de advocacia de perdas de informações importantes. 

Por isso, é recomendável fazer um backup de segurança na nuvem e salvar outras cópias em HD's externos. Essas práticas, rápidas e simples, podem evitar danos e perdas irreparáveis.

3. Monitore os acessos

Já o controle de acessos é uma medida que impacta diretamente na segurança da informação. Com o controle e monitoramento de acessos, apenas pessoas autorizadas conseguem ter acesso aos arquivos confidenciais. 

Por isso, é importante ter um controle rigoroso de acesso com senhas, autenticação de dois fatores, identificação digital e outras medidas de segurança necessárias para passar uma sensação maior de segurança.

Além disso, é interessante fazer o monitoramento frequente dos sistemas do escritório. Quanto mais camadas de segurança forem implantadas, melhor, pois é preferível prevenir do que remediar.

4. Invista em sistemas de proteção

Outra dica valiosa consiste em investir em sistemas de proteção. Contratar um antivírus e um antispyware, e mantê-los sempre atualizados, é uma das melhores formas de proteger os sistemas do seu escritório de advocacia.

É válido destacar que o vírus é um software que faz com que o sistema se torne lento, o que facilita a invasão de hackers. Dessa forma, o antivírus é uma alternativa para proteger o sistema contra algumas ameaças.

Utilizar um firewall também é outra alternativa para proteger o sistema. Pois, por meio dele, é possível avaliar a recepção e transmissão de dados. Sendo assim, o firewall bloqueia aquilo que considera como uma ameaça.

5. Treine os colaboradores

Uma outra dica valiosa consiste na capacitação dos colaboradores para lidar com dados e arquivos confidenciais. Pois, não adianta investir nos melhores softwares, se seus funcionários não sabem manejá-los.

Por isso, contar com uma política de segurança da informação é essencial para ajudar os funcionários a entenderem a importância da proteção de dados e maneiras de deixar o ambiente mais protegido.

Sendo assim, ao promover a capacitação dos colaboradores do escritório de advocacia,  é possível gerar uma maior proteção dos arquivos confidenciais e evitar inúmeros problemas que possam colocar os dados em risco.

Conclusão

Esperamos que tenham gostado deste post. Nele, reunimos informações importantes sobre cibersegurança, por que utilizá-la e indicamos formas de proteger arquivos confidenciais dentro do seu escritório de advocacia.

Como vimos, é indispensável que a empresa adote diversas medidas de segurança para evitar possíveis roubos de dados e a utilização indevida das informações do cliente e da empresa.

É importante destacar que além da segurança dos dados, as medidas citadas também podem contribuir para o aumento da produtividade dos colaboradores, impactando diretamente nos resultados do negócio. 

Em alguns casos, também é recomendável contratar uma empresa especialista no assunto para evitar a perda de dados importantes e para proteger arquivos confidenciais. Mesmo que seu escritório de advocacia nunca tenha passado por nenhuma ameaça, é importante procurar formas de evitar futuros problemas e manter a confiança dos clientes no seu negócio.